I. ĐẠI BIỂU DỰ ĐẠI HỘI QUẬN, HUYỆN ĐOÀN VÀ TƯƠNG ĐƯƠNG:

            1. Tiêu chuẩn đại biểu:

- Đại biểu Đại hội Đoàn cơ sở phải là những cán bộ Đoàn, đoàn viên, có khả năng đóng góp vào những quyết định của Đại hội, có khả năng truyền đạt kết quả đại hội đến đoàn viên, thanh niên tại đơn vị; có tinh thần trách nhiệm cao, có thành tích tiêu biểu trong công tác Đoàn và phong trào thanh niên; được đoàn viên, thanh niên tại đơn vị tín nhiệm.

- Những trường hợp sau không đủ tư cách đại biểu dự Đại hội:

     + Những người vi phạm các hình thức kỷ luật từ cảnh cáo trở lên (kỷ luật của Đoàn; của Đảng, chính quyền, hoặc các đoàn thể chính trị - xã hội khác mà đoàn viên đó là thành viên), mà chưa được công nhận tiến bộ.

     + Đoàn viên bị cấp bộ Đoàn ra quyết định đình chỉ sinh hoạt; đoàn viên bị tạm giam, bị truy tố trước pháp luật.

     + Đại biểu được bầu cử không đúng quy định.

     + Đối với những đại biểu đương nhiên (Ủy viên Ban Chấp hành cấp triệu tập đại hội) đang bị đình chỉ chức vụ Ủy viên Ban Chấp hành (trong trường hợp đang trong quá trình điều tra kết luận để xem xét kỷ luật mà bị đình chỉ chức vụ Bí thư, Phó Bí thư, Ủy viên Ban Thường vụ)… thì không bác tư cách đại biểu mà báo cáo với đại hội xem xét biểu quyết tư cách đại biểu.

            2. Số lượng đại biểu.  

a) Cơ sở phân bổ:

- Số lượng đoàn viên; số lượng chi đoàn trực thuộc.

- Tính chất, đặc thù và những đặc điểm riêng của đơn vị.

b) Số lượng đại biểu: từ 60 đến 120 đại biểu, số lượng cụ thể do cấp triệu tập Đại hội quyết định, phù hợp với điều kiện, đặc thù của đơn vị.

c) Thành phần đại biểu, bao gồm:

            - Đại biểu đương nhiên là ủy viên Ban chấp hành Đoàn cơ sở.

- Đại biểu bầu chọn từ các chi Đoàn trực thuộc (theo số lượng, tiêu chuẩn và cơ cấu phân bổ của Đoàn cơ sở).

            - Đại biểu chỉ định không quá 5% tổng số đại biểu của Đại hội. Chỉ chỉ định những trường hợp thật sự cần thiết và phải bảo đảm tiêu chuẩn đại biểu. Không chỉ định những trường hợp đã bầu ở Đại hội chi đoàn nhưng không trúng cử làm đại biểu Đại hội.

Lưu ý: Cần phân bổ hợp lý số lượng đại biểu dự khuyết để thay thế đại biểu được bầu chọn từ chi Đoàn khi số đại biểu này không thể dự đại hội được. Việc chọn đại biểu dự khuyết dự Đại hội đại biểu theo thứ tự số phiếu bầu từ cao xuống thấp.

            3. Cơ cấu đại biểu. Cần cơ cấu hợp lý thành phần đại biểu, trong đó:

- Cân đối giữa các ngành học, khóa học.

- Tất cả Đại biểu phải trong độ tuổi Đoàn viên.

- Phải có đại diện của ít nhất 2/3 chi đoàn trực thuộc.

- Tỉ lệ đại biểu nữ ít nhất 25%.

- Đảm bảo cơ cấu cán bộ, đoàn viên đang tham gia nòng cốt trong các tổ chức Hội Sinh viên Việt Nam, Câu lạc bộ Đội – Nhóm , đại biểu các thành phần dân tộc ít người, các tôn giáo.

            4. Quy trình bầu chọn đại biểu.

            a) Bước 1: Tiến hành phân bổ đại biểu.

            - Căn cứ vào kế hoạch tổ chức đại hội đại biểu của đơn vị, Ban chấp hành Đoàn cơ sở xây dựng kế hoạch phân bổ đại biểu, trong kế hoạch cần nêu rõ các yêu cầu về số lượng đại biểu, cơ sở để tiến hành phân bổ, cơ cấu, thành phần đại biểu, thời hạn hoàn thành việc bầu chọn đại biểu từ chi Đoàn.

            - Căn cứ vào kế hoạch phân bổ đại biểu, Ban Thường vụ Đoàn cơ sở ban hành quyết định phân bổ đại biểu cho từng chi đoàn trực thuộc, trong quyết định cần nói rõ số lượng, tiêu chuẩn, cơ cấu, độ tuổi … đại biểu được bầu chọn, đại biểu dự khuyết (nếu cần)…

            b) Bước 2: Bầu chọn đại biểu.

            - Căn cứ quyết định phân bổ đại biểu của Đoàn cơ sở, Ban chấp hành chi Đoàn thảo luận, dự kiến nhân sự cụ thể, xin ý kiến Đoàn cơ sở và trình đại hội chi đoàn thảo luận và tiến hành bầu chọn.

            - Việc bầu chọn đại biểu dự Đại hội Đoàn cơ sở trên phải được tiến hành bằng cách bỏ phiếu kín và đảm bảo nguyên tắc, thể lệ bầu cử.

            c) Bước 3: Lập hồ sơ đại biểu.

            - Sau khi có kết quả bầu cử, Ban Chấp hành Đoàn cơ sở hướng dẫn cho đại biểu được bầu chọn thực hiện phiếu khai lý lịch đại biểu.

- Hoàn chỉnh hồ sơ gởi về Đoàn cơ sở bao gồm:

+ Biên bản bầu cử đại biểu dự đại hội Đoàn cơ sở.

+ Danh sách trích ngang đại biểu.

+ Lý lịch đại biểu.

Lưu ý: Hồ sơ bao gồm cả đại biểu dự khuyết.

            d) Bước 4: Thẩm tra, xác minh hồ sơ đại biểu.

            Ban chấp hành Đoàn cơ sở giao cho tiểu ban nhân sự Đại hội đại biểu tiến hành thẩm tra, xem xét việc bầu chọn đại biểu của chi đoàn. Tập trung kiểm tra về nguyên tắc bầu cử - trúng cử, tiêu chuẩn, số lượng, cơ cấu theo phân bổ, hồ sơ đại biểu. Trường hợp chưa đảm bảo yêu cầu thì đề nghị bổ sung hoặc thực hiện lại.

            e) Bước 5: Tổng hợp và báo cáo tình hình đại biểu

- Tổng hợp, phân tích và thực hiện báo cáo tình hình đại biểu được triệu tập cho Đại hội đại biểu (thông qua Đoàn Chủ tịch, Ban Thẩm tra tư cách đại biểu).

            - Đại biểu dự đại hội phải được biểu quyết công nhận về tư cách đại biểu.

II. XÂY DỰNG BỘ MÁY BAN CHẤP HÀNH.

            1. Tiêu chuẩn Ban chấp hành: thực hiện theo Quy chế Cán bộ Đoàn TNCS Hồ Chí Minh (ban hành kèm quyết định số 289-QĐ/TW ngày 08/02/2010 của Ban Chấp hành Trung ương Đảng) và Quy định tiêu chuẩn cán bộ Đoàn TNCS Hồ Chí Minh Thành phố Hồ Chí Minh (ban hành kèm quyết định 140/QĐ-ĐTN ngày 30/7/2009 của Ban Thường vụ Thành Đoàn).

            2. Số lượng Ban chấp hành Đoàn cơ sở: được bầu từ 11 đến 15 Ủy viên Ban Chấp hành, Ban Thường vụ được bầu từ 3 đến 5 ủy viên (không quá 1/3 số lượng Ủy viên Ban chấp hành). Trong Ban Thường vụ có Bí thư, từ 1 đến 2 Phó Bí thư.

            3. Cơ cấu Ban Chấp hành:  Tuỳ theo tính chất, qui mô, điều kiện và đặc điểm của đơn vị mà xây dựng cơ cấu hợp lý, tuy nhiên phải đảm bảo một số cơ cấu sau:

            -  Đảm bảo tính đại diện của các ngành học và các khóa học.

- Đảm bảo tỉ lệ nữ ít nhất 25%;

- Độ tuổi bình quân Ban Chấp hành Đoàn cơ sở không quá 25 tuổi;

            - Đảm bảo cơ cấu (chủ yếu là cơ cấu cán bộ chủ chốt) của Liên Chi Hội sinh viên, câu lạc bộ Đội - Nhóm… trong Ban chấp hành đối với những đơn vị có các tổ chức này.

4. Quy trình chuẩn bị nhân sự Ban Chấp hành: gồm 4 bước

a) Bước 1: Xây dựng đề án nhân sự Ban chấp hành nhiệm kỳ mới.

            - Căn cứ kế hoạch tổ chức đại hội Đoàn, tình hình thực tiễn của đơn vị, Ban Chấp hành tiến hành kiểm điểm, đánh giá sự lãnh đạo và hoạt động của Ban Chấp hành nhiệm kỳ qua, từ đó rút ra kinh nghiệm, cơ sở để xây dựng đề án nhân sự Ban chấp hành nhiệm kỳ mới.

            - Đề án nhân sự Ban chấp hành Đoàn nhiệm kỳ mới phải đảm bảo tiêu chuẩn, đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ, đảm bảo tính thiết thực, tính kế thừa, độ tuổi bình quân, đảm bảo quy trình chuẩn bị nhân sự.

            - Ban Chấp hành Đoàn cơ sở thảo luận và thông qua đề án nhân sự.

            - Báo cáo xin ý kiến Cấp ủy và Đoàn trường về đề án nhân sự.

b) Bước 2: Tổ chức giới thiệu nhân sự Ban Chấp hành trong cán bộ chủ chốt cơ sở Đoàn.

            - Ban Thường vụ Đoàn cơ sở hướng dẫn tiêu chuẩn, cơ cấu và những yêu cầu cần thiết để cán bộ chủ chốt cơ sở Đoàn thảo luận và giới thiệu nhân sự cụ thể.

- Tài liệu phục vụ Hội nghị: danh sách Ban Chấp hành đương nhiệm, danh sách Ban chấp hành Liên chi Hội sinh viên, Bí thư, Phó Bí thư các chi đoàn trực thuộc để cán bộ cơ sở tham khảo và giới thiệu nhân sự.

- Thành phần dự Hội nghị: Ban Chấp hành Đoàn cơ sở; Bí thư, Phó Bí thư các chi đoàn.

c) Bước 3: Tổng hợp, lập hồ sơ, tổ chức thăm dò, xin ý kiến Cấp ủy và Thành Đoàn. 

            - Tiểu ban nhân sự tổng hợp ý kiến góp ý và kết quả tổng hợp phiếu giới thiệu nhân sự trình Ban Thường vụ, Ban chấp hành xem xét về nhân sự dự kiến giới thiệu.

- Ban Thường vụ Đoàn cơ sở triển khai đến các chi Đoàn để lập hồ sơ giới thiệu ứng cử viên bao gồm:

     + Công văn giới thiệu của Ban chấp hành chi Đoàn;

     + Sơ yếu lý lịch;

            - Tiến hành thăm dò tín nhiệm trong cán bộ Đoàn chủ chốt với thành phần, cách thực hiện như bước 2.

            * Hồ sơ cần chuẩn bị gồm có:

+ Kết quả tổng hợp ý kiến giới thiệu, kết quả thăm dò của chi Đoàn, Ban chấp hành.

+ Đề án nhân sự Ban chấp hành khóa mới.

+ Danh sách trích ngang Ban chấp hành, Ban Thường vụ, Bí thư, Phó Bí thư dự kiến giới thiệu (Lưu ý: danh sách giới thiệu bầu Ban Chấp hành, Ban Thường vụ phải có số dư ít nhất 15%, việc bầu chức danh Phó Bí thư nên có số dư).

d. Bước 4: Thống nhất đề án nhân sự và danh sách ứng cử viên Ban Chấp hành: Ban Thường vụ Đoàn cơ sở báo cáo hội nghị Ban Chấp hành công tác chuẩn bị, đề án nhân sự và dự kiến nhân sự Ban Chấp hành khóa mới. Cần thông tin đầy đủ các ý kiến góp ý của chi Đoàn, Ban Thường vụ, ý kiến chỉ đạo của cấp ủy và Đoàn cấp trên để thống nhất giới thiệu với Đại hội đề án nhân sự và danh sách ứng cử viên Ban Chấp hành nhiệm kỳ mới khi cần thiết…

5. Việc bầu trực tiếp Bí thư tại Đại hội: Tùy tình hình đặc thù từng đơn vị, Ban Thường vụ Đoàn trường sẽ chỉ đạo các đơn vị tương đương cấp huyện tổ chức bầu trực tiếp Bí thư tại đại hội, đảm bảo tỉ lệ từ 25% - 30% tổng số đơn vị tổ chức Đại hội. Việc bầu trực tiếp Bí thư tại Đại hội thực hiện theo hướng dẫn của Ban Thường vụ Trung ương Đoàn và Ban thường vụ Thành Đoàn.

III. XÂY DỰNG NỘI DUNG VĂN KIỆN:

1. Công tác chuẩn bị

            Để có cơ sở xây dựng văn kiện đại hội, hội nghị phù hợp với tình hình thực tế, đạt mục đích, yêu cầu cần thực hiện các bước sau:

- Hình thành tiểu ban nội dung với trách nhiệm tham mưu dự thảo văn kiện, tổng hợp số liệu, các chuyên đề, tham luận.

- Xây dựng đề cương văn kiện và tổ chức lấy ý kiến về đề cương trong Ban Thường vụ, Ban Chấp hành Đoàn, tham khảo ý kiến Đoàn trường trước khi thực hiện dự thảo văn kiện.

- Thực hiện báo cáo số liệu nhiệm kỳ qua (thống kê theo từng năm).

            - Xây dựng các chuyên đề (ít nhất 3 chuyên đề về công tác giáo dục, hoạt động phong trào, công tác tổ chức Xây dựng Đoàn) gắn với các vấn đề trọng tâm tại địa phương, đơn vị.

            - Phân công thực hiện dự thảo các nội dung văn kiện, chuyên đề. Thông qua Ban Thường vụ, Ban Chấp hành, tổ chức góp ý và hoàn chỉnh dự thảo văn kiện.

2. Các bước tổ chức lấy ý kiến góp ý

            - Sau khi Ban Chấp hành thông qua dự thảo văn kiện lần 1, các đơn vị tổ chức lấy ý kiến góp ý cho dự thảo văn kiện bằng nhiều hình thức, ở các đối tượng sau :

+ Lấy ý kiến góp ý trong đội ngũ cán bộ Đoàn, Hội cơ sở …

+ Lấy ý kiến góp ý trong đoàn viên, thanh niên của đơn vị, thông qua đại hội các chi Đoàn trực thuộc, sinh hoạt chi đoàn, chi hội ...

+ Góp ý của cấp ủy phụ trách, Ban chủ nhiệm khoa,…

            - Tiểu ban nội dung tổng hợp các ý kiến góp ý, báo cáo Ban Thường vụ để quyết định những nội dung cần điều chỉnh, bổ sung vào dự thảo văn kiện.

            - Hoàn chỉnh dự thảo văn kiện, xin ý kiến Đoàn cấp trên và cấp ủy.

            - Tiếp tục hiệu chỉnh, xin ý kiến Ban Chấp hành trước khi trình đại hội Đoàn.

3. Nội dung văn kiện: Ngoài những nội dung chỉ đạo theo tinh thần kế hoạch của Ban Thường vụ Đoàn trường. Cần lưu ý những vấn đề sau:

Yêu cầu chung: Ngắn gọn, súc tích, có tính khái quát cao, tập trung vào những vấn đề cơ bản. Phương hướng hoạt động cần thiết thực, khả thi. Cân đối giữa Báo cáo tổng kết nhiệm kỳ qua và Phương hướng hoạt động nhiệm kỳ tới. Nội dung cơ bản của văn kiện gồm các phần:

            a) Phần 1: Báo cáo tỔNG kẾT nhiỆm kỲ.

            * Cơ sở để tổng kết đánh giá: là mục tiêu, phương hướng, nhiệm vụ đã xác định trong Nghị quyết, văn kiện đại hội nhiệm kỳ qua; định hướng lãnh đạo của cấp ủy, chỉ đạo của Ban chấp hành, Ban Thường vụ Đoàn trường và thực tiễn công tác Đoàn và phong trào thanh niên của đơn vị.

            * Nội dung cơ bản gồm các phần sau: Đặc điểm tình hình và diện mạo của thanh niên Đoàn viên sinh viên tại đơn vị; Công tác giáo dục; Các phong trào hoạt động; Công tác xây dựng Đoàn và tập hợp thanh niên, Đoàn tham gia xây dựng Đảng, chính quyền; Công tác chỉ đạo; Nhận định chung: thành công, hạn chế, nguyên nhân, bài học kinh nghiệm.

            b) Phần 2: Phương hưỚng công tác Đoàn và phong trào thanh NIÊN NHIỆM KỲ MỚI

            * Cơ sở để xây dựng phương hướng: Định hướng, lãnh đạo của Đảng (qua Nghị quyết, văn kiện đại hội); định hướng, chỉ đạo của Đoàn trường; nhu cầu của Đoàn viên thanh niên; tình hình thực tế và thực lực của tổ chức Đoàn đơn vị.

            * Nội dung cơ bản gồm các phần sau: Dự báo những yếu tố tác động (thuận lợi, khó khăn), xu hướng phát triển của thanh niên, công tác Đoàn và phong trào thanh niên của đơn vị trong thời gian tới; Xác định mục tiêu, khẩu hiệu hành động; Công tác giáo dục; Các chương trình hành động; Xây dựng Đoàn vững mạnh về tư tưởng, tổ chức, mở rộng mặt trận tập hợp thanh niên, vai trò nòng cốt của Đoàn trong tổ chức Hội, Đoàn tham gia xây dựng Đảng, chính quyền; Công tác chỉ đạo.

            c) Phần 3: Báo cáo KIỂM ĐIỂM BAN CHẤP HÀNH.

            Tập trung đánh giá tình hình bộ máy, những ưu điểm và khuyết điểm trong công tác lãnh, chỉ đạo của Ban chấp hành, Ban Thường vụ trong nhiệm kỳ qua.

Lưu ý: Khi đánh giá phải làm rõ trách nhiệm của Ban Thường vụ, của Ban chấp hành (trách nhiệm tập thể, trách nhiệm các ủy viên).

IV. TỔ CHỨC ĐẠI HỘI.

1. Trách nhiệm của Ban chấp hành cấp triệu tập Đại hội.

            - Trong quá trình chuẩn bị và tiến hành Đại hội, Ban Chấp hành đương nhiệm có trách nhiệm chỉ đạo các mặt công tác của Đoàn cho đến khi Đại hội bầu Ban Chấp hành mới.

            - Ban Chấp hành đương nhiệm có trách nhiệm chuẩn bị các nội dung:

  + Báo cáo tổng kết, phương hướng hoạt động và các chuyên đề, phụ lục có liên quan.

              + Báo cáo kiểm điểm Ban Chấp hành.

              + Đề án và dự kiến danh sách Ban Chấp hành nhiệm kỳ mới.

              + Báo cáo tình hình và kết quả bầu cử đại biểu dự Đại hội Đoàn cơ sở để Đoàn chủ tịch và ban kiểm tra tư cách đại biểu báo cáo với Đại hội.

              + Một số nội dung khác theo yêu cầu của Đoàn trường, cấp ủy và đặc thù của đơn vị.

            2. Quy trình bầu cử Ban chấp hành nhiệm kỳ mới.

            - Ban Chấp hành Đoàn cơ sở chuẩn bị để đoàn chủ tịch báo cáo với Đại hội về Đề án nhân sự, trong đó xác định yêu cầu, tiêu chuẩn, số lượng, cơ cấu của Ban Chấp hành nhiệm kỳ mới; sau đó Đại hội thảo luận, biểu quyết về số lượng ủy viên Ban Chấp hành.

            - Thảo luận theo tổ hoặc thảo luận chung về yêu cầu, tiêu chuẩn, cơ cấu Ban Chấp hành và tiến hành ứng cử, đề cử Ban Chấp hành khóa mới.

            - Khi cần thiết hoặc theo yêu cầu của đa số đại biểu, đoàn chủ tịch trình với Đại hội danh sách những người được Ban Chấp hành Đoàn cơ sở chuẩn bị để giới thiệu với Đại hội (trước khi Đại hội biểu quyết thông qua danh sách bầu cử).

            - Đoàn chủ tịch tổng hợp danh sách ứng cử, đề cử; xét và quyết định việc cho (hoặc không cho) rút tên khỏi danh sách bầu cử; lập danh sách bầu cử để Đại hội biểu quyết thông qua (danh sách bầu cử phải nhiều hơn so với số lượng cần bầu ít nhất 15%). Sau đó tiến hành in phiếu bầu, đóng dấu phiếu bầu theo quy định.

            - Bầu Ban kiểm phiếu, sau đó Ban kiểm phiếu hướng dẫn thể lệ bầu cử, nguyên tắc trúng cử, cách thức bỏ phiếu; kiểm tra và niêm phong thùng phiếu trước khi bỏ phiếu.

            - Đại hội tiến hành bầu cử; Ban kiểm phiếu tiến hành kiểm phiếu và công bố kết quả bầu cử Ban Chấp hành nhiệm kỳ mới.

- Riêng đối với các đơn vị được chỉ định tổ chức bầu Bí thư trực tiếp Đại hội tiếp tục tiến hành bầu cử Bí thư tại Đại hội thực hiện theo Hướng dẫn của Ban Thường vụ Trung ương Đoàn.

3. Trang trí đại hội.

            Tùy theo điều kiện thực tế của đơn vị mà tiến hành trang trí, tạo nên màu sắc, không khí trang nghiêm, trân trọng và trẻ trung của đại hội.

            a) Trang trí khu vực xung quanh nơi tổ chức đại hội: đường chính dẫn tới địa điểm tổ chức đại hội và xung quanh phía ngoài có thể bố trí cờ, pa-nô, áp-phích, băng rôn...

            b) Trong hội trường nhìn từ dưới lên :

            - Trên cùng ngang phông là khẩu hiệu :

“ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM QUANG VINH MUÔN NĂM”

            - Tính từ mép phông (sân khấu) phía trái qua phải: cách 1/3 chiều rộng phông là cờ Đảng, cờ Tổ Quốc (nhìn từ phía hội trường lên, cờ nước ở bên phải, cờ Đảng ở bên trái), phía dưới là tượng Bác được đặt trân trọng trên bục hoặc bàn có khăn phủ, có hoa; sang tiếp 1/3 phông là cờ Đoàn hoặc huy hiệu Đoàn treo thấp hơn cờ Tổ Quốc (lấy sao vàng làm chuẩn). Phía dưới cờ Đoàn (hoặc huy hiệu) là dòng chữ: ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU // ĐOÀN THANH NIÊN CỘNG SẢN HỒ CHÍ MINH ... (ĐƠN VỊ) … // LẦN THỨ ... (20__ - 20__) // ĐỊA DANH, THỜI GIAN TỔ CHỨC ĐẠI HỘI (có thể bố trí 3 hoặc 4 hàng với ít nhất 2 kiểu chữ khác nhau, kiểu chữ chân phương, rõ ràng, dễ nhìn, nghiêm túc).

            - Dưới chân phông có thể bố trí cây cảnh cho đẹp.

            - Hai bên cánh gà bố trí 2 tấm pa-nô, áp-phích trích Nghị quyết của Đảng, của Đoàn về công tác thanh niên.

            - Xung quanh hội trường có thể trang trí khẩu hiệu, tranh ảnh cổ động tuyên truyền.

            4. Chương trình đại hội.

            Cần xây dựng và tổ chức chương trình đại hội hợp lý, tiết kiệm, đảm bảo hoàn thành các nội dung của đại hội theo quy định của Điều lệ, Hướng dẫn thực hiện điều lệ Đoàn và các văn bản của Đoàn trường. Sau khi Đoàn trường chỉ đạo Đại hội điểm sẽ ban hành Hướng dẫn chi tiết chương trình Đại hội.

5. Trách nhiệm của các ban, bộ phận trong Đại hội:

a) Đoàn chủ tịch: do đại hội, hội nghị biểu quyết thông qua.

            * Số lượng Đoàn chủ tịch: từ 3-5 đồng chí.

* Bầu Đoàn chủ tịch:

- Ban Chấp hành Đoàn cơ sở dự kiến danh sách đoàn chủ tịch là những đại biểu chính thức để giới thiệu với Đại hội.

- Nếu đại biểu Đại hội không giới thiệu thêm thì có thể biểu quyết bằng phương pháp giơ tay (thẻ đại biểu hay thẻ Đoàn) một lần toàn bộ danh sách dự kiến; Nếu đại biểu Đại hội, Hội nghị giới thiệu thêm thì biểu quyết lần lượt từng người để lấy những người có tín nhiệm cao hơn.

            * Nhiệm vụ: Đoàn chủ tịch điều hành công việc của Đại hội, làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, quyết định theo đa số. Đoàn chủ tịch có các nhiệm vụ sau:

            - Điều khiển Đại hội theo chương trình đã được đại biểu quyết định.

            - Hướng dẫn đại biểu thảo luận, thông qua các báo cáo của Ban Chấp hành, quyết định phương hướng, nhiệm vụ công tác Đoàn nhiệm kỳ tới và những vấn đề có liên quan.

            - Quyết định việc lưu hành các tài liệu và kết luận các vấn đề của Đại hội theo thẩm quyền.

            - Lãnh đạo công tác bầu cử của Đại hội gồm các nội dung: Hướng dẫn để Đại hội thảo luận, thống nhất tiêu chuẩn, số lượng, cơ cấu Ban Chấp hành và đại biểu dự Đại hội Đoàn cấp trên; lấy biểu quyết của Đại hội về số lượng Ban chấp hành nhiệm kỳ mới; Hướng dẫn việc ứng cử, đề cử Ban Chấp hành và đại biểu đi dự Đại hội Đoàn cấp trên; Tổng hợp danh sách ứng cử, đề cử, tiếp thu ý kiến xin rút và quyết định cho rút tên hay không cho rút tên trong danh sách bầu cử; Lập danh sách bầu cử, lấy biểu quyết của Đại hội thông qua danh sách bầu cử; giới thiệu số lượng, danh sách ban kiểm phiếu, trưởng ban kiểm phiếu để Đại hội biểu quyết, điều hành hoạt động của ban kiểm phiếu; trao đổi những ý kiến của đại biểu về nhân sự trong quá trình chuẩn bị bầu cử (nếu có).

            - Giải quyết những vấn đề phát sinh trong quá trình Đại hội, Hội nghị.

            - Điều hành thông qua Nghị quyết Đại hội.

            - Tổng kết, bế mạc Đại hội, Hội nghị.

b) Đoàn Thư ký: do Đoàn chủ tịch giới thiệu và báo cáo với đại hội. Nhiệm vụ của Đoàn thư ký :

- Ghi biên bản và tổng hợp ý kiến tại các buổi thảo luận. Hướng dẫn và phối hợp thư ký các tổ thảo luận tổng hợp ý kiến thảo luận của các tổ đại biểu. Chuẩn bị ý kiến tổng kết thảo luận cho Đoàn chủ tịch.

- Tiếp nhận phiếu đăng ký phát biểu, các bài tham luận của đại biểu và các thư từ, kiến nghị gởi đến Đại hội.

- Các nhiệm vụ cụ thể khác do Đoàn chủ tịch phân công theo chức năng, nhiệm vụ.

c) Ban thẩm tra tư cách đại biểu: do Đại hội biểu quyết thông qua.

            * Số lượng Ban Kiểm tra tư cách đại biểu: khoảng 5 đồng chí.

            * Bầu Ban kiểm tra tư cách đại biểu: Quy trình tiến hành như bầu Đoàn chủ tịch.

* Nhiệm vụ:

            - Căn cứ vào kết quả tổng hợp danh sách và tình hình đại biểu của Ban Chấp hành cấp triệu tập Đại hội, tiêu chuẩn và các nguyên tắc, thủ tục về bầu cử để xem xét tư cách đại biểu do cấp dưới bầu lên.

            - Giải quyết các đơn thư tố cáo, khiếu nại về tư cách đại biểu, về thực hiện các nguyên tắc, thủ tục của cấp dưới và tổng hợp trình Đại hội những trường hợp xét thấy không đủ tư cách đại biểu để Đại hội xem xét quyết định.

            - Tổng hợp và báo cáo với Đại hội về tình hình, tư cách đại biểu.

            - Hướng dẫn đại biểu thực hiện nghiêm túc nội quy, quy định của đại hội.

- Các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của Đoàn chủ tịch, của Đại hội và chức năng, nhiệm vụ của Ban.

d) Ban kiểm phiếu.

                        * Số lượng Ban kiểm phiếu: Số lượng Ban kiểm phiếu ở Đại hội đại biểu đoàn cơ sở là từ 03 đến 05 đồng chí.

                         * Bầu ban kiểm phiếu:Tương tự như bầu Đoàn chủ tịch.

              Lưu ý: Đoàn chủ tịch giới thiệu danh sách dự kiến tham gia Ban kiểm phiếu phải là những đại biểu chính thức và không có tên trong danh sách bầu cử.

          * Nhiệm vụ:

          - Hướng dẫn nguyên tắc, thủ tục và cách thức tiến hành bỏ phiếu.

          - Phát phiếu, thu phiếu và kiểm phiếu bầu.

          - Xem xét (theo nguyên tắc tập thể) và báo cáo với Đoàn chủ tịch hoặc Đại hội quyết định những trường hợp vi phạm nguyên tắc bầu cử hoặc khi có đơn thư khiếu nại về bầu cử trong Đại hội.

            - Lập biên bản bầu cử, công bố kết quả bầu cử, niêm phong phiếu bầu và chuyển cho đoàn chủ tịch Đại hội, đoàn chủ tịch Đại hội bàn giao cho Ban Chấp hành Đoàn nhiệm kỳ mới lưu trữ theo quy định.

V. MỘT SỐ THỦ TỤC - YÊU CẦU KHÁC

            Ban Thường vụ Đoàn cơ sở cần lưu ý các vấn đề sau:

            1. Xây dựng kế hoạch tổ chức đại hội, hội nghị đại biểu cấp mình (ngoài kế hoạch chỉ đạo chung). Xây dựng kế hoạch phân bổ đại biểu dự Đại hội, Hội nghị. Thực hiện tốt các quy trình chuẩn bị nhân sự, chuẩn bị văn kiện. Xây dựng chương trình, lịch trình, xác định nội dung, tiến độ tổ chức thực hiện.

            2. Tiến hành phân bổ đại biểu và dự thảo văn kiện trước thời gian tổ chức Đại hội cấp cơ sở.

            3. Cần chuẩn bị và tổ chức chu đáo hội nghị Ban chấp hành phiên thứ nhất bầu Ban Thường vụ, Bí thư, Phó Bí thư, nhân sự Ủy ban Kiểm tra.

4. Sau khi có kết quả đại hội, Hội nghị Ban chấp hành phiên thứ nhất, trong vòng 15 ngày, Ban chấp hành Đoàn cơ sở hoàn chỉnh hồ sơ đề nghị công nhận Ban chấp hành mới gởi về Ban Tổ chức Đoàn trường, bao gồm các thủ tục  theo tinh thần hướng dẫn Ban Thường vụ Đoàn trường và kèm theo tất cả các hồ sơ liên quan đến đoàn đại biểu tham dự Đại hội Đoàn trường.

5. Các công việc củng cố, kiện toàn, sáp nhập, chia tách, nâng cấp tổ chức (nếu có) cần hoàn tất trước khi tổ chức Đại hội.

6. Việc bầu cử các nhân sự trong Ban chấp hành, Đoàn đại biểu dự đại hội Đoàn trường được tiến hành bằng hình thức bỏ phiếu kín.  Các nội dung biểu quyết khác được tiến hành bằng hình thức giơ tay hoặc thẻ đại biểu.

Trên đây là Hướng dẫn công tác tổ chức Đại hội đại biểu Đoàn cơ sở, Ban Thường vụ Đoàn trường đề nghị các đơn vị khẩn trương, nghiêm túc triển khai thực hiện.