Với mong muốn cung cấp cho các bạn sinh viên ngành Kế toán của khóa 2011 có thêm hành trang để tìm kiếm và phát triển công việc cho riêng mình, vững bước tương lai. Khoa Đào tạo đặc biệt đã tổ chức chuyên đề kỹ năng “Kỹ năng xử lý chứng từ kế toán” thật thú vị. Thầy Ngô Hoàng Điệp với kinh nghiệm hơn mười năm trong nghề, những kiến thức và kinh nghiệm thầy truyền đạt ngoài lý thuyết, còn có cả những điều hết sức thực tế – điều rất cần thiết đối với tất cả sinh viên chúng ta.
Học “Kỹ năng xử lý chứng từ kế toán” là học những thứ cơ bản của một người kế toán, nhưng những thứ cơ bản này thường lại hay bị bỏ quên nên không phải người làm kế toán nào cũng biết về chúng. Thầy đã chia sẻ tất cả những điều thầy đúc kết trong bao nhiêu năm qua, những kinh nghiệm quý báu này nếu sinh viên chúng ta học được từ thầy, chúng ta có thể tiết kiệm đến gần cả chục năm – thời gian mà chúng ta tự suy ngẫm và rút ra bài học – để giúp sự nghiệp nhanh chóng phát triển. Nói chung chung thế này thì các bạn cũng không hiểu lắm nhỉ? Cụ thể là “Kỹ năng xử lý chứng từ kế toán” bao gồm những việc như:
- Nhận diện các loại chứng từ phát sinh liên quan đến từng phần hành kế toán cụ thể.
- Lập chứng từ, đề xuất quy trình luân chuyển chứng từ kế toán trong từng phần hành.
- Sắp xếp, bảo quản và lưu trữ chứng từ.
- Thuyết minh chứng từ về hình thức và nội dung của chứng từ đáp ứng nhu cầu về kế toán, quản lý và thuế.
Ngoài ra, nghề kế toán là nghề gắn bó mật thiết đến việc quản lý tiền bạc và những thứ liên quan, mà cứ nhắc đến tiền là nhắc đến những vấn đề nhạy cảm và dễ xảy ra mâu thuẫn, thế nên, cái tên “Kỹ năng xử lý chứng từ kế toán” còn bao gồm cả những thứ mà chúng ta không thể học được hết qua sách vở như những kỹ năng xử lý khéo léo các vấn đề phức tạp về thuế, cách liên hệ các phòng ban, cách làm việc giữa các bộ phận với nhau,... Các bạn đã đi thực tập, chắc hẳn các bạn cũng biết rằng không có bất kỳ bộ phận nào trong một công ty tồn tại độc lập được cả, chúng luôn luôn gắn kết với nhau, vì thế nếu không biết cách cư xử khéo léo sẽ vô cùng bất lợi cho chúng ta. Người kế toán phải hành xử công minh, nhưng phải biết cách làm người khác “tâm phục khẩu phục”. Thật khó nhỉ? Nhưng với chia sẻ của thầy Điệp, khó khăn to lớn này cũng đã giảm đi kha khá đúng không các bạn?
Bên cạnh đó, một thứ rất quan trọng đối với một người kế toán là kiến thức, đặc biệt là kiến thức về luật. Thầy Điệp chia sẻ, khi các bạn đi xin việc làm, các công ty đòi hỏi các bạn phải hiểu rõ các luật liên quan đến kế toán. Vì kế toán là một trong những bộ phận chủ chốt của công ty, lại làm việc trực tiếp với cơ quan thuế, nếu kế toán không nắm rõ luật sẽ ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động của công ty. Cụ thể một người kế toán cần chú ý:
- QĐ 15/2006/QĐ-BTC
- Thông tư 39/2014/TT-BTC
- Thông tư 78/2014/TT-BTC
- Thông tư 119/2014/TT-BTC
- Thông tư 151/2014/TT-BTC
- Chế độ chứng từ kế toán
- Luật kế toán 03/2003/QH11
- Nghị định 129/2004/NĐ-CP
Không chỉ là học thuộc về luật Kế Toán, các bạn còn phải thường xuyên cập nhật thông tin để nắm rõ chúng. Trong nền kinh tế hiện nay, mọi thứ đều biến động, thường xuyên thay đổi, và luật cũng không ngoại lệ. Điển hình như Thông tư 78 mới vừa được thay đổi vào năm 2015, đây là một thông tin hết sức quan trọng đòi hỏi các công ty phải cập nhật để nắm bắt được tình hình kinh tế và điều chỉnh các hoạt động.
Bạn thấy đó, kế toán là một vị trí hết sức quan trọng, một tổ chức thành công đồng nghĩa với việc tổ chức phải có phòng kế toán giỏi. Bạn chọn kế toán, đi làm suốt cả ngày lúc nào cũng đối mặt với chứng từ, nói không mệt mỏi là không hoàn toàn đúng, nhưng động lực gì giúp bạn vượt qua được mệt mỏi? Thầy Điệp đã chia sẻ bí mật này, có bạn nào còn nhớ không nhỉ? Bí mật đơn giản chính là cảm giác giúp công ty vượt qua những tình huống khó khăn nhờ vào đóng góp của mình. Chúng ta hãy làm việc hết mình, tận hưởng cảm giác này và các bạn sẽ mê tít nó ngay thôi!
Ngày đầu khởi động với quy trình kế toán, cách liên hệ phòng ban và xác định những thủ tục để chi tiền mua hàng, hay nói cách khác là học về quy trình nền tảng nhất, đó là quy trình mua hàng. Mỗi công ty có cách tổ chức nhân sự khác nhau nên quy trình mua hàng cũng không giống nhau, nhưng thông thường, bất kỳ công ty nào cũng phải có quy trình mua hàng rõ ràng để không nhọc nhằng giữa các bộ phận, xử lý nhanh chóng các hoạt động và giảm nguy cơ xảy ra mâu thuẫn giữa các phòng ban. Thế nên, người kế toán phải nắm rõ quy trình mua hàng của công ty mình. Thông thường, quy trình mua hàng điển hình nhất của một ty có thể như sau:
- Đầu tiên bộ phận cần mua hàng sẽ làm Phiếu đề nghị mua hàng để Trưởng phòng duyệt về số lượng, chủng loại,...
- Phiếu đề nghị mua hàng đó tiếp tục được chuyển lên Giám đốc công ty duyệt giá.
- Sau đó, sẽ được chuyển đến bộ phận mua.
- Bộ phận mua chịu trách nhiệm tìm kiếm, liên lạc và thỏa thuận với nhà cung cấp. Tiến hành mua hàng và lấy Hóa đơn.
- Hàng hóa sẽ được chuyển vào bộ phận kho. Sau khi nhận và kiểm tra về số lượng, chất lượng, chủng loại,... bộ phận kho sẽ xuất Phiếu nhập kho.
- Cuối cùng, các giấy tờ đã kể trên cùng giấy Đề nghị thanh toán sẽ được chuyển đến Kế toán thanh toán.
Quy trình nghe có vẻ phức tạp, nhưng nó góp phần kiểm soát tài chính của công ty. Đồng thời, nhờ nó người kế toán sẽ phát hiện ra những khoản tiền chi bất hợp lý và đề nghị cắt giảm những khoản này, góp phần quản lý tốt tình hình tài chính của công ty.
Chứng từ quan trọng nhất trong quy trình mua hàng là Hóa đơn, đây là chứng từ được dùng để chứng minh cho cơ quan thuế thấy rằng công ty đã chi tiền, vì nó quan trọng như thế nên người kế toán phải đặc biệt chú ý đến nội dung và hình thức của các Hóa đơn. Thầy đã cho chúng ta xem slide về một số Hóa đơn được chấp nhận và những Hóa đơn không đạt yêu cầu. Hóa đơn cần phải được trình bày rõ ràng, sạch sẽ, đầy đủ nội dung, phải gạch bỏ phần trống, không bôi xóa, không rách hay nhăn nhúm.
Bắt đầu buổi đầu tiên với quy trình mua hàng, mẫu hóa đơn đạt yêu cầu, hiểu được tình hình thực tế trong công ty và tầm quan trọng của kế toán nói chung, cũng như tầm quan trọng của quy trình kế toán nói riêng. Quả thật là những điều rất bổ ích!
Bên cạnh đó thầy còn chia sẻ những câu nói rất hay:
“Nếu bạn là lãnh đạo, hãy cho người khác biết quyền hạn của họ tới đâu. Nhưng hãy nhớ rằng, khi mới bước chân ra khỏi ngôi trường Đại học, rất hiếm người có thể ngay lập tức leo lên vị trí lãnh đạo. Thế nên, hãy biết quyền hạn của bạn tới đâu!”
“Con người, bất kỳ ai cũng có lòng tự trọng, nhưng hãy đặt lòng tự trọng đúng lúc, đúng chỗ. Người ta quan tâm đến những thứ bạn làm được chứ chẳng ai quan tâm đến lòng tự trọng của bạn cao bao nhiêu.”
“Người giỏi không phải là người làm tất cả, mà là người biết kết nối với những người khác.”
“Hãy học mọi lúc mọi nơi, bạn giỏi hay không là do nhiệt huyết nơi bạn.”
Ngoài ra, trong phần trình bày của mình thầy còn chia sẻ cho các bạn sinh viên về: xác định mức thuế doanh nghiệp, kiểm tra chênh lệch phát hiện mức vốn và sản phẩm giả, cách phát hiện lãi, lỗ phần trăm thuế công ty và cách kê khai thuế trong cơ quan nhà nước.
Hy vọng rằng Khoa Đào tạo đặc biệt và thầy Ngô Hoàng Điệp đã góp phần giúp các bạn nối thêm những viên gạch đầu tiên trên tòa nhà sự nghiệp của mình.
Một vài hình ảnh của buổi báo cáo chuyên đề kỹ năng: